1.- OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de JIMÉNEZ Y CARMONA, S.A. es dar cumplimiento a través del “CANAL INTERNO DE DENUNCIA” a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, de cualquier acción u omisión que se pueda presentar.
Dicho canal, está disponible en nuestra página web corporativa www.jicarsa.com, siendo a partir de ahora el cauce preferente para que cualquier persona que tenga relación o no con la entidad, pueda informar o comunicar acerca de la existencia de conductas irregulares, ilícitas o delictivas producidas en el seno de la entidad o en los que la misma haya tomado parte, sin que por ello el denunciante tenga riesgo de represalia por parte de la entidad.
Según el art. 7 de la mencionada Ley, cualquier denunciante o informante tiene derecho a enviar la comunicación por distintas vías:
- El canal interno permite realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. La información se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.
En su caso, se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo a lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
Además, a quienes realicen la comunicación a través de canales internos se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
Al hacer la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.
Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante:
- a) mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
- b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
- Los canales internos de información permitirán incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
- Los canales internos de información podrán estar habilitados por la entidad que los gestione para la recepción de cualesquiera otras comunicaciones o informaciones fuera del ámbito establecido en el artículo 2, si bien dichas comunicaciones y sus remitentes quedarán fuera del ámbito de protección dispensado por la misma.
1.1 RESPONSABLE DE SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
JIMÉNEZ Y CARMONA, S.A., ha nombrado un/os Responsable/s de Sistema interno, tal y como indica la Ley 2/2023 para llevar a cabo los procedimientos de la denuncia, realizando el seguimiento y la investigación derivada de la denuncia. En todo caso el Responsable garantizará la confidencialidad del denunciante, tratando en todo caso de evitar posibles situaciones de conflicto de interés entre las partes.
Si la presentación de una denuncia afectase directamente a personas que puedan participar activamente en la gestión e investigación de la misma, es decir, al/los Responsable/s de Sistema, se pondrá en conocimiento del gerente/ administrador de la entidad y serán excluidos de forma automática durante todo el proceso de investigación y análisis hasta su resolución, con el fin de evitar cualquier tipo de conflicto de interés e incompatibilidad, y garantizar así la objetividad e independencia de las actuaciones realizadas.
Las personas o Responsables excluidos, estarán obligados a mantener la máxima confidencialidad respecto a los datos a los que hubiese podido tener acceso durante su actuación en la investigación de la denuncia, por lo que queda prohibido cualquier acceso directo o indirecto a la información sobre la identidad del denunciante y del proceso de investigación en curso.
2.- PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE LA DENUNCIA
2.1 PRESENTACIÓN DE LA DENUNCIA
Además de por el Canal interno de la entidad el denunciante a través del formulario web puede decidir denuncia por otras vías, se le debe dar curso, Según el art. 17 de la Ley 2/2023
La información se podrá realizar
- Por escrito, a través de correo postal.
- Correo postal
- Vía telefónica
- *Verbal mediante una reunión presencial
*En caso de comunicación verbal, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, se deberá documentarla de alguna de las maneras siguientes:
- a) mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
- b) se le advertirá al informante que su comunicación va a ser grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y en el título VII de esta ley.
La información puede llevarse a cabo de forma anónima. En otro caso, se reservará la identidad del informante en los términos del artículo 33 de la Ley 2/2023, debiendo adoptarse las medidas en él previstas.
JIMÉNEZ Y CARMONA, S.A. además del canal interno de denuncia, pone a disposición del denunciante las siguientes vías de comunicación:
- Número de teléfono: 957384101
- Dirección postal: Ctra. Córdoba-Málaga, Km. 35, C.P. 14530 Montemayor (Córdoba)
2.2.- RECEPCIÓN DE LA DENUNCIA
Una vez decepcionada la denuncia, el Responsable de Sistema enviarán un acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación. Si la denuncia es a nomina sin posibilidad de dar respuesta al informante, o que este haya renunciado a la comunicación no tendrá cabida dicha respuesta al carecer de medios de comunicación, pero la denuncia seguirá el trámite, cumpliendo con los plazos establecidos:
- La denuncia, queja o incidencia, se incluirá en el Libro de Registro, siéndole asignado un código de identificación, para localizar el procedimiento, así como los siguientes datos que vienen reflejados en dicho Libro de Registro
- a) Fecha de recepción.
- b) Código de identificación.
- c) Actuaciones desarrolladas.
- d) Medidas adoptadas.
- e) Fecha de cierre.
- El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
- Se puede mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, de solicitar a información adicional.
- Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
2.3.- COMPROBACIÓN DE ADMISIÓN O INADMISIÓN
2.3.1. ADMISIÓN DE LA DENUNCIA
Para determinar si se admite a trámite la denuncia formulada, esta deberá cumplir con los requisitos de forma exigidos, según lo establecido en la legislación vigente. Si las investigaciones iniciales oportunas sobre los hechos denunciados son favorables, el Responsable de Sistema del canal interno, admitirá a trámite la denuncia y se iniciará una investigación exhaustiva sobre los hechos formulados en la denuncia.
2.3.1 INADMISIÓN DE LA DENUNCIA
Según el art. 35.2 de la Ley 2/2023, quedan expresamente excluidos de la protección prevista en esta ley aquellas personas que comuniquen o revelen:
- a) Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información.
- b) Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
- c) Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
- d) Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
- e) Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el artículo.
- f) Otros motivos establecidos por la entidad, y amparados por la legislación vigente
El Responsable de Sistema asignado, comunicará la inadmisión al informante dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
2.4.- PROCESOS DE INVESTIGACIÓN
El Responsable de Sistema asumirá la investigación de los hechos objeto de la misma.
En el proceso de investigación, el Responsable de Sistema realiza todas aquellas acciones y consultas que considerenecesarias averiguar la veracidad y exactitud de la información recibida.
El Responsable de Sistema, registrará toda la información recabada en el LIBRO DE REGISTRO, y se pondrá en contactocon el denunciado, identificándose ante éste, como el encargado de la investigación de la denuncia, e informándole acerca de loshechos que se le atribuyen, y del seguimiento de los hechos que se pueden producir durante la investigación. Asimismo, en dichacomunicación, se le informará de su posibilidad de presentar alegaciones por escrito y se le informará del tratamiento de sus datospersonales.
En ningún caso, se notificará a los sujetos investigados la identidad del denunciante, ni se hará entrega de la denuncia, todo ello enaras de la protección del denunciante.
En la fase de instrucción, se dará trámite de audiencia a todos los afectados y testigos y se practicarán cuantas diligencias se estimennecesarias. Todos los empleados/as y miembros de los órganos directivos de la entidad, están obligados a prestar la colaboraciónrequerida por el órgano de instrucción para, en su caso, colaborar en la investigación y su intervención tendrá carácter estrictamenteconfidencial.
El trámite de audiencia incluirá, como mínimo, siempre que sea posible, una entrevista con la persona supuestamente responsablede la conducta denunciada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer suversión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.
A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona investigada, la misma tendrá acceso al expediente (salvando la identidad del denunciante), pudiendo ser oída en cualquier momento y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistido de abogado.
Durante todo el proceso se mantendrá la absoluta confidencialidad que caracteriza al Canal de Denuncias.
El Responsable de Sistema asumirá la custodia de todas y cada una de las evidencias que soporten las acciones llevadas a cabo,durante el tiempo imprescindible, para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados, y en cualquier caso por el tiempo máximo que de acuerdo con la legislación vigente en materia de Protección de Datos lo permita.
2.5.- INFORME DE LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS
Una vez concluidas todas las investigaciones, el Responsable de Sistema, procederá a la emisión de un informe de los procedimientos realizados, poniéndolo en conocimiento del gerente/administrador de la entidad.
Este informe contendrá al menos:
– Una explicación exhaustiva sobre los hechos denunciados junto con el código de identificación de la denuncia y la fecha de su recepción.
– Las investigaciones realizadas con el fin de esclarecer los hechos, la valoración de las pruebas practicadas y de los indicios obtenidos.
– Las conclusiones sobre las circunstancias que haya provocado la situación de debilidad.
– Asimismo, si fuera procedente, las deficiencias o lagunas detectadas en el Plan antifraude y anticorrupción.
Una vez emitido el informe, se llevará a cabo las acciones necesarias para que no vuelvan a
ocurrir lo hechos acaecidos.
En el caso de que los hechos denunciados puedan dar lugar a una responsabilidad disciplinaria
de algún empleado de la entidad, el Responsable de Sistema dará cuenta al gerente/administrador de la entidad.
Si los hechos objeto de la denuncia pudiesen ser constitutivos de delito, el Responsable de Sistema los pondrá en conocimiento de la Fiscalía.
En este caso la identidad del informante podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
3.- NO REPRESALIA AL DENUNCIANTE
Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
JIMÉNEZ Y CARMONA, S.A., no podrá tomar actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia, contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la Ley 2/2023, en los términos establecidos en los siguientes apartados del art. 36:
36.3. A los efectos de lo previsto en esta ley, y a título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:
- a) Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
- b) Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
- c) Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
- d) Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
- e) Denegación o anulación de una licencia o permiso.
- f) Denegación de formación.
- g) Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
- La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años, podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados. La denegación de la extensión del período de protección deberá estar motivada.
- Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas al amparo de esta ley, serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.
4.- PROTECCIÓN DE DATOS
Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de esta ley se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
Los datos personales recabados de los empleados/as y terceros en el marco del Canal de Denuncias serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las denuncias y, si procede, investigar la realidad de los hechos denunciados, dando cumplimiento así a la exigencia legalmente establecida en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantías de los Derechos Digitales, expresamente con lo dispuesto en el artículo 24.
Los datos personales de quien formule la comunicación (denuncia) y de los empleados/as y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica, en este caso se podrán guardar diez años.
El acceso a los datos personales de quien realiza la comunicación, del resto de empleados/as y terceros recabados en el marco de la investigación de una denuncia quedará limitado a el Responsable de Sistema. En caso de que pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador/a podrá tener también acceso los encargados de ejecutar la correspondiente sanción.
Tanto la persona denunciante como la denunciada serán informadas debidamente, en cada caso, de las personas, órganos concretos y encargados/as de tratamiento designados que van a tener acceso a sus datos. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales o administrativos que, en su caso, procedan.
Por aplicación de los artículos 12 a 18, ambos inclusive, de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantías de los Derechos Digitales las personas interesadas podrán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de sus datos, y la limitación u oposición a su tratamiento, a retirar el consentimiento prestado y a reclamar a la AEPD., ante JIMÉNEZ Y CARMONA, S.A., Ctra. Córdoba-Málaga, Km. 35, C.P. 14530 Montemayor (Córdoba)
No obstante, lo anterior, el derecho acceso de la persona denunciada estará limitado a sus propios datos de carácter personal, no teniendo acceso en ningún caso -dado el carácter confidencial del Canal de Denuncias- a los datos sobre la identidad de la persona denunciante. Asimismo, se reconocerá dicho derecho siempre que ello no constituya un ejercicio fraudulento de los mismos, o que hacerlo implique poner en grave riesgo el resultado de la investigación.
5.- CANALES DE DENUNCIA EXTERNOS
La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., podrá actuar como canal externo de informaciones y como una autoridad independiente de protección de informantes, Cualquier persona física podrá informar a través del canal externo de comunicaciones de la Dirección de Competencia de la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia sobre cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones de esta ley.